Napojenie eshopu na SuperFaktúru, Pohodu, Money S3, MK Soft a Oberon

Objednávka príde do eshopu, niekto ju prepíše do fakturácie, niekto iný ručne upraví sklad a na konci mesiaca účtovníčka páruje platby. Pri desiatich objednávkach týždenne sa to dá. Pri stovkách denne sa z toho stane práca na plný úväzok plná preklepov. Riešením je napojiť eshop priamo na systém, v ktorom vediete faktúry, sklad a účtovníctvo.

Prečo eshop napojiť

• Žiadne prepisovanie – faktúra vznikne automaticky z objednávky
• Menej chýb – žiadne preklepy v sumách, IČO či adresách
• Pravdivý sklad – eshop nepredáva tovar, ktorý už nie je
• Aktuálne ceny – zmena ceny v systéme sa prejaví aj na eshope
• Čas ľudí – energia ide do predaja, nie do administratívy

Ako veľmi sa to oplatí, ukazuje projekt Nonstop potraviny. Po nasadení systému OBERON a automatizácii spracovania príjemiek sa naskladňovanie skrátilo z 30 hodín týždenne na menej než 8 hodín.

Čo sa medzi eshopom a systémom prenáša

Dôležité je hneď na začiatku určiť, ktorý systém je pánom ktorých údajov. Zvyčajne platí: objednávky vznikajú v eshope, sklad a ceny vedie účtovný alebo skladový systém. Ak to nie je jasné, údaje sa začnú navzájom prepisovať.

Jednotlivé systémy a ako sa napájajú

SuperFaktúra

Slovenská online fakturácia obľúbená u menších a stredných eshopov. Má verejné REST API a oficiálny doplnok pre WooCommerce. Faktúra sa môže vystaviť automaticky pri objednávke alebo po úhrade a rovno odísť zákazníkovi e-mailom. Na samotnú fakturáciu je to najrýchlejšie riešenie. Skladové hospodárstvo však SuperFaktúra rieši len v základnej podobe, takže pri väčšom sklade sa kombinuje s iným systémom.

Pohoda

Ekonomický systém od spoločnosti Stormware, rozšírený na Slovensku aj v Česku. Doklady, zásoby a adresár si vymieňa cez XML a pre online komunikáciu ponúka mServer – Pohoda vtedy beží ako služba, ktorej eshop posiela požiadavky priamo. Vďaka tomu je možná obojsmerná synchronizácia objednávok, faktúr, skladu aj cien.

Money S3

Ekonomický systém od spoločnosti Solitea. Podporuje import a export dokladov, zásob a adresára cez XML. Eshop vie do Money S3 posielať objednávky a faktúry a späť prijímať stavy skladu a ceny. Synchronizácia zvyčajne prebieha v pravidelných intervaloch.

MK Soft

Slovenský ekonomický systém pre účtovníctvo, fakturáciu a sklad, ktorý používa množstvo slovenských firiem. Napojenie najčastejšie stojí na výmene dokladov – eshop exportuje faktúry a dobropisy vo formáte, ktorý MK Soft vie načítať, vrátane údajov pre OSS režim či prenesenie daňovej povinnosti. Presný spôsob prenosu skladových údajov späť do eshopu závisí od verzie a modulov, ktoré firma používa, preto ho vždy navrhujeme podľa konkrétnej inštalácie.

OBERON

Komplexný slovenský informačný systém od spoločnosti Humansoft – účtovníctvo, sklad, fakturácia, pokladne aj CRM. Doklady vie importovať a exportovať cez XML. S OBERONom máme priamu skúsenosť: pre Nonstop potraviny sme ho nasadili na vlastný server klienta s viacerými bezpečnostnými vrstvami, napojili naň pokladne so synchronizáciou v reálnom čase a postavili nad ním reportovací systém s prehľadom tržieb, nákladov a marží.

Hotový plugin, alebo napojenie na mieru?

Pre väčšinu systémov existuje nejaký hotový doplnok do WooCommerce. Na jednoduchý jednosmerný prenos faktúr môže stačiť. Problémy prichádzajú, keď potrebujete viac:

• obojsmernú synchronizáciu skladu a cien
• viac skladov alebo prevádzok
• B2B cenníky, množstevné zľavy a splatnosti
• dobropisy, čiastočné vrátenia a výmeny tovaru
• OSS režim DPH pri predaji do EÚ
• spoľahlivé riešenie výpadkov – čo sa stane, keď systém práve nie je dostupný

Hotové pluginy sú univerzálne, často už nie sú aktívne vyvíjané a pri chybe mlčky „zabudnú" na objednávku. Napojenie na mieru programujeme ako vlastný plugin s frontou úloh, opakovaním pri výpadku, logom každého prenosu a upozornením, keď niečo zlyhá.

Keď nestačí ani účtovný systém

Niektoré firmy prerastú stav, keď eshop iba posiela doklady do účtovníctva. Potrebujú jedno miesto, odkiaľ riadia eshop, sklad, zákazníkov aj reporty. Pre takéto prípady staviame nad WooCommerce vlastný riadiaci systém v Laraveli, ktorý jednotlivé systémy prepája a doplní to, čo im chýba.

Ak predávate firmám, pozrite si aj článok B2B eshop: čo musí vedieť, aby ho veľkoobchod používal. O tom, ako fungujú napojenia všeobecne, píšeme v článku Čo je API? Jednoduché vysvetlenie s príkladmi.

Časté otázky

Dá sa WooCommerce eshop napojiť na Pohodu alebo Money S3?

Áno. Pohoda aj Money S3 podporujú výmenu dokladov cez XML, Pohoda navyše ponúka mServer na online komunikáciu. Eshop tak môže automaticky odosielať objednávky a faktúry a späť prijímať stavy skladu a ceny.

Ako sa napája eshop na MK Soft alebo Oberon?

Spôsob závisí od verzie a modulov, ktoré firma používa. Najčastejšie ide o výmenu dokladov a skladových údajov cez súbory (XML, CSV) v pravidelných intervaloch. Pri systéme bežiacom na vlastnom serveri sa dá dosiahnuť aj synchronizácia takmer v reálnom čase. Konkrétne riešenie vždy navrhujeme podľa inštalácie klienta.

Stačí na napojenie hotový plugin?

Pri jednoduchom jednosmernom prenose faktúr často áno. Keď treba obojsmernú synchronizáciu skladu a cien, viac skladov, B2B cenníky, dobropisy či OSS režim DPH, hotové pluginy narážajú na limity a spoľahlivejšie je napojenie na mieru.

Čo všetko sa medzi eshopom a účtovníctvom synchronizuje?

Typicky objednávky a faktúry z eshopu do účtovníctva, úhrady a ich párovanie, dobropisy, zákazníci a z účtovného alebo skladového systému späť do eshopu stavy skladu, ceny, prípadne nové produkty.

Záver

Napojenie eshopu na SuperFaktúru, Pohodu, Money S3, MK Soft alebo OBERON šetrí hodiny ručnej práce každý týždeň a odstraňuje chyby z prepisovania. Pri výbere riešenia nerozhoduje len to, či sa údaje prenesú, ale aj to, či sa prenesú spoľahlivo a či sa o chybe dozviete včas. Pomôžeme vám s automatizáciami aj s vývojom pluginov na mieru.